Naar de inhoud

Een barista op je congres of beurs: wat je regelt

Door Daniël MartinaGepubliceerd 3 min leestijd

In het kort

Op een congres of beurs houdt een koffiebar bezoekers langer bij je stand en geeft ze een natuurlijke aanleiding voor een gesprek. Vraag eerst aan de organisatie wat de regels zijn voor eigen catering, stroom en water, en reken op pieken rond de pauzes.

Waarom een koffiebar werkt op een stand

Een goede koffiebar houdt mensen bij je stand. Wie op een kop koffie wacht, blijft even staan, en dat is het moment waarop een gesprek kan beginnen. Dat gesprek voert jouw team. Ik houd de rij in beweging en praat met de mensen terwijl de melk opstoomt, zodat jullie je op de gesprekken kunnen richten.

Ik heb op festivals, congressen, in musea en op kantoren gewerkt. Een beursstand is vaak de krapste opstelling: weinig ruimte, veel mensen en een organisatie die regels stelt.

Eerst naar de organisatie

Voordat je boekt, vraag je de organisatie of de locatie het volgende:

  • Mag je eigen catering op je stand aanbieden, of werkt de locatie met een vaste cateraar?
  • Gelden er regels of kosten voor koffie en voedsel op een stand?
  • Welke stroom en welk water kun je bestellen, en wat kost dat?
  • Wanneer en waar kunnen leveranciers laden en lossen?
  • Hoe komt de barista binnen: badge, toegangstijden, opbouwdag?

Veel van dit staat in het exposantenhandboek. Staat het er niet in, vraag het dan aan de organisatie voordat je een barista vastlegt. Een afspraak die later door de regels van de locatie niet blijkt te mogen, is vervelend voor iedereen.

Stroom en water op een beursvloer

Op een beursvloer zijn stroom en water zelden vanzelfsprekend. Vraag er vroeg om, ook als je denkt dat je weinig nodig hebt: een espressomachine en een molen vragen samen meer stroom dan een laptop en een scherm. Water en afvoer kun je meestal alleen via de organisatie regelen.

Heb je zelf geen machine, dan lees je hoe dat werkt in Barista boeken met of zonder machine.

De piek bij de pauze opvangen

Bij congressen komt de drukte in golven. Zodra de sessie uit is, wil iedereen tegelijk koffie. Een beperking aan de kaart hoeft dat niet op te lossen, want ik kan alle dranken maken. Wat bij een piek helpt is een goede opstelling en genoeg handen: een tweede barista of een tweede machine.

Geef in je aanvraag het aantal bezoekers en de pauzetijden door. Dan weet ik wanneer het druk wordt en kan het voorstel daarop worden ingericht. Een vast aantal kopjes per uur beloof ik niet, want dat hangt af van de kaart en de opstelling.

Meer over het samenstellen van een kaart staat in Welke dranken zet je op de kaart bij een event.

Wat de barista meebrengt buiten de koffie

Ik werk verzorgd en representatief, in jouw dresscode, en ik maak latte art op elke melkdrank. Voor een beurs betekent dat dat de bar bij je merk past in plaats van ertegenin gaat.

Zo ga je te werk

  1. Vraag de organisatie naar de regels voor catering, stroom en water.
  2. Bepaal of er een machine is of dat je er een nodig hebt.
  3. Stuur je aanvraag met datum, tijden en geschat aantal bezoekers.
  4. Stem de kaart af. Alle dranken, alle soorten melk en cafeïnevrij zijn mogelijk.
  5. Geef toegangstijden en laadinstructies door aan de barista.

Veelgestelde vragen

Moet ik toestemming vragen aan de beursorganisatie?

Vaak wel, of je moet in elk geval navragen wat de regels zijn voor eigen catering op je stand. Doe dat voordat je boekt.

Hoeveel bezoekers kan een barista aan?

Een vast aantal kan ik niet beloven. Het hangt af van de kaart en de opstelling. Geef het aantal bezoekers en de pauzetijden door, dan gaat het voorstel daarop in.

Wie regelt stroom en water op een beurs?

Meestal de organisatie van de beurs, via een bestelling. Vraag er vroeg om, want het kan tijd kosten.

Werk je ook op beurzen buiten Nederland?

Buiten Nederland werk ik op aanvraag. Geef de locatie en de data door in je aanvraag.

Lees ook